問い合わせ・資料請求の受付業務を自動化

取り組みの背景

問い合わせフォームは、送信内容をメールで受け取るだけでは十分ではありません。入力不備への対応、重複送信、迷惑送信、受付確認メール、社内記録、個人情報の保管期間など、受付後にも複数の定型作業が発生します。

構築した受付フロー

1. 会社名・氏名・メールアドレス・相談内容を受け取る
2. 入力形式、同意、相談種別、資料種別を検証する
3. 短時間の連続送信と不正な送信を制限する
4. 社内担当者へ受付内容を通知する
5. 送信者へ受付確認メールを送付する
6. 管理画面へ非公開の問い合わせ記録を保存する
7. 保存期間を過ぎた記録を定期的に削除する

重複処理と個人情報への対応

送信ごとの識別子を使って重複処理を防ぎ、同じ送信が再度届いた場合に通知や記録が重複しないようにしています。問い合わせ記録は一般公開せず、管理画面内の非公開データとして保存します。

短時間の連続送信を制限し、IPアドレスそのものではなく判定に必要なハッシュ値を記録します。保存期限を過ぎた記録は定期的な削除対象とします。

自動化する工程と人が担う工程

自動化しているのは、受付、検証、通知、定型返信、記録、保管期限の管理です。相談内容の理解、優先順位の判断、提案、個別回答は担当者が行います。定型作業を減らし、人が顧客とのコミュニケーションに時間を使える設計です。